CoPLUS WORKING SPACE – 65 BẾN NGHÉ – TP HUẾ

 CẦN TUYỂN: OFFICE MANAGER

MÔ TẢ CÔNG VIỆC

Chức danh: Trưởng phòng Hành chính – Tổng hợp (Office Manager)
Đặc điểm công việc: Toàn bộ thời gian
Nơi làm việc: CoPLUS Working Space – 65 Bến Nghé – Tp Huế
Trách nhiệm báo cáo: Báo cáo công việc cho Ban Giám đốc

  • Mục tiêu công việc

Trưởng phòng Hành chính – Tổng hợp là người trực tiếp chịu trách nhiệm chung về các vấn đề hành chính, nhân sự, hậu cần, thống kê tổng hợp của tổ chức, đảm bảo thông tin chính xác, đầy đủ, ổn định, minh bạch và hiệu quả. Chịu sự phân công, chỉ đạo và chịu trách nhiệm trước Ban Giám đốc, phối hợp chặt chẽ với các thành viên của Ban Giám đốc, lãnh đạo các phòng ban và cán bộ nhân viên nhằm đạt mục tiêu của tổ chức.

  • Trách nhiệm

+ Hành chính – Hậu cần
Chịu trách nhiệm quản lý, điều phối các công việc hành chính, đảm bảo hỗ trợ tốt cho hoạt động của các phòng ban chuyên môn, cụ thể:
 Đảm bảo an ninh và an toàn cho văn phòng làm việc tại Huế.
∙ Hỗ trợ Ban Giám đốc chuẩn bị các báo cáo hành chính, báo cáo cho các cơ quan chức năng khi được yêu cầu.
∙ Làm đầu mối thông tin của tổ chức, liên hệ với đối tác bên ngoài.
∙ Quản lý và điều phối việc mua sắm trang thiết bị, dịch vụ phục vụ công việc của các phòng ban chuyên môn theo phê duyệt của Ban Giám đốc.
∙ Quản lý con dấu của công ty và các dấu chức danh của lãnh đạo.
∙ Hoàn thiện và đảm bảo hệ thống lưu trữ hồ sơ và tài liệu của công ty
∙ Chịu trách nhiệm chung về theo dõi, bảo dưỡng, quản lý tài sản của công ty
∙ Hỗ trợ Ban Giám đốc và các phòng ban chuyên môn trong các hồ sơ, thủ tục theo yêu cầu và quy định của các cơ quan chức năng
∙ Hỗ trợ các phòng ban chuẩn bị các thủ tục hợp đồng tư vấn qua kiểm tra, đối chiếu, sơ duyệt trước khi trình lãnh đạo ký duyệt
+ Quản lý Nhân sự
∙ Hỗ trợ Ban Giám đốc trong vấn đề quản lý nhân sự: tuyển dụng, bổ nhiệm, thuyên chuyển, kết thúc hợp đồng, v.v.
∙ Theo dõi và quản lý hợp đồng lao động, chế độ bảo hiểm (bảo hiểm xã hội, thất nghiệp, y tế, chăm sóc sức khỏe), hồ sơ nhân sự của công ty
∙ Theo dõi và quản lý hồ sơ tình nguyện viên, thực tập sinh (nếu có)

+ Tổng hợp
∙ Tham dự các cuộc họp của Ban Giám đốc, họp giao ban công ty hoặc họp định kỳ của các phòng ban. Chịu trách nhiệm ghi chép và duy trì hệ thống biên bản các cuộc họp phục vụ quản lý và điều hành của lãnh đạo Công ty
∙ Xây dựng hệ thống lưu trữ, hoàn thiện tài liệu, hồ sơ các chương trình, dự án đáp ứng yêu cầu quản lý
∙ Hỗ trợ và đốc thúc các phòng ban thực hiện chế độ lập kế hoạch công tác và báo cáo định kỳ. Cập nhật lịch hoạt động của các phòng ban cho Ban Giám đốc.
∙ Chịu trách nhiệm chuẩn bị báo cáo tổng hợp định kỳ hàng tháng, hàng quý và hàng năm về hoạt động của công ty
∙ Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của Ban Giám đốc.

+ Quản lý không gian làm việc chung
∙ Quản lý việc thuê văn phòng, thuê chỗ ngồi, đăng ký thành viên tại không gian làm việc chung
∙ Đảm bảo sự chuyên nghiệp, duy trì không khí tích cực trong không gian
∙ Giải quyết các vấn đề phát sinh trong không gian làm việc
∙ Hướng dẫn, tiếp đón khách hàng lần đầu tiên đến không gian và khách vãng lai
∙ Là đầu mối liên hệ hỗ trợ khách hàng trực tiếp và gián tiếp (email, điện thoại)

+ Yêu cầu năng lực
∙ Tốt nghiệp đại học trở lên, thuộc chuyên ngành liên quan đến quản trị, hành chính, kinh tế
∙ Có kinh nghiệm trong lĩnh vực hành chính, văn phòng.
∙ Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm quản lý, làm việc trong các công ty nước ngoài, tổ chức phi chính phủ Việt Nam và quốc tế.
∙ Hiểu biết tốt về các quy trình thủ tục, quy định, chính sách liên quan đến hoạt động của các tổ chức phi chính phủ.
∙ Kỹ năng tiếng Anh thực hành (giao tiếp, văn bản) tốt, có thể làm việc trực tiếp với đối tác nước ngoài, soạn thảo hợp đồng và viết báo cáo.
∙ Sử dụng thành thạo các phần mềm văn phòng và Internet (bắt buộc)
∙ Kỹ năng làm việc nhóm, điều phối, hợp tác với các cá nhân, phòng ban trong tổ chức và với các đối tác bên ngoài.
∙ Tư duy phân tích, tổng hợp tốt. Kỹ năng truyền đạt và giao tiếp tốt.
∙ Cẩn thận, khả năng bao quát công việc tốt, có khả năng làm việc dưới áp lực cao.
∙ Có khả năng xây dựng và duy trì tốt các mối quan hệ đối tác bên ngoài tổ chức.
∙ Cam kết làm việc lâu dài.

    • Quyền lợi

    ∙ Lương thoả thuận
    ∙ Các khoản bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm chăm sóc sức khỏe theo quy định của Công ty.

  • – Làm việc tại văn phòng CoPLUS Working SPace, 65 Bến Nghé,TP Huế                                                                                                                               CoPLUS Working Space – Không gian làm việc chung Đầu Tiên tại Huế –> Môi trường Năng Động – Sáng Tạo – Kết Nối.
  • $$ Thời gian nhận hồ sơ đến hết ngày 10/08/2018.
  • $$$ Ứng viên có nhu cầu nộp hồ sơ vui lòng gửi qua email: trang.nguyen@coplus.com.vn
  • Tiêu đề email: Ứng tuyển CoPLUS 2018 – Trưởng phòng Hành chính
  • Mọi thắc mắc xin vui lòng liên hệ tại:
    Công ty Cổ phần Tư vấn và Đầu tư Cộng hưởng – CoPLUS.

    Không gian làm việc, tư vấn vườn ươm khởi nghiệp.
    Địa chỉ: 65 Bến Nghé, Huế, Việt Nam
    Website: http://coplus.com.vn/ 
    Facebook: CoPLUS Working Space
    Tell: + 84 234 3888909.

    Xin chân thành cám ơn các bạn đã dành thời gian đọc bản tin tuyển dụng của chúng tôi. Hy vọng được hợp tác cùng các bạn.
    Trân trọng.